Outsourcing af dit bogholderi

I denne artikel vil jeg belyse de fordele og ulemper der er i forbindelse med at outsource sit bogholderi og bruge en ekstern bogholder.

Derfor skal du have en bogholder

Allerede når man overvejer at starte som selvstændig, bør man have med i overvejelserne at hyre en ekstern bogholder. Alle de freelance bogholdere, som jeg har snakket med, ved, hvad man skal være opmærksom på ved opstart. Det kan f. eks. momsregler, B-skat, fradragsregler mm. Det er ting, som en revisor naturligvis også ved, men timeprisen for en freelance bogholder er væsentligt lavere. Vælg en bogholder, som kommer på dit kontor. Så kan du selv afsætte de timer, hvor I koncentrerer Jer om at få dit regnskab ajour. Så bliver tvivlsspørgsmål ryddet af vejen med det samme. Sidegevinsten ved det er, at du selv bliver mere struktureret, hvis du ikke er det i forvejen.

Jeg har lagt mærke til, at mange er i tvivl om, hvilket regnskabsprogram de skal bruge. Der er mange gode små programmer i dag, og de fleste bogholdere kender dem. Derfor kan du spare tiden, som du skal bruge på at sætte dig ind i de forskellige programmer for at vælge. Personligt har jeg Summa Summarum som favorit. Det er et meget overskueligt program – og så kan man købe et vejledende hæfte, hvis der dukker tvivlsspørgsmål op.

Hvad får man for pengene?

For en timepris mellem 250,- til 350,- får du rigtig meget. På 2-3 timer kan bogholderen sætte Summa Summarum op og klæde dig godt på, hvis du selv vil stå for det hele eller bare nogle få ting. Derefter kan du få besøg af din bogholder hver uge, hver anden uge eller hvad I nu finder på. Udbyttet er at dit bogholderi altid er ajour, og er det en dygtig bogholder, kan du hver måned få en indikation af, hvor du økonomisk er på vej hen. Overvej, hvad du skal bruge bogholderen til, for nogle er ”bare” bogholdere, mens andre også er gode til idéudvikling, har et godt netværk (da de har mange forskellige kunder) eller fungerer som sparringspartnere og i nogle tilfælde endda kan deltage i bestyrelsesmøder.

Det er selvfølgelig altid den endelige samlede pris, der er afgørende. Den laveste timepris kan sagtens ende med at blive den dyreste, hvis arbejdet er udført for dårligt og revisoren derfor skal mere indover end nødvendigt. Samtidig afhænger det naturligvis også af, hvor hurtigt bogholderen arbejder, hvor meget han skønner værd at gemme af dokumentation og ikke mindst hvor meget han benytter sig af IT og de herligheder, der er gemt der.

Hold dig til timeafregning!

Min erfaring som bogholder er, at de som får en regning hver måned på det faktiske timeforbrug, får mest ud af pengene. Hvis du bliver præsenteret for en fast månedlig pris, kan du være sikker på at betale for meget. Dine behov kan ændre sig fra den ene dag til d en anden og hvad er så aftalt som værende inkluderet i prisen? Hvis du selv er konsulent og giver en fast pris på en opgave, regner du jo også lidt ekstra på til uforudsete ting, så din dækning er fornuftig. Hvis du bliver præsenteret for en afregningsform, hvor du skal betale for antal bilag, skal du sige nej tak. Jeg har aldrig forstået den og selv med min erfaring ville jeg ikke kunne regne ud, hvad jeg skulle tage pr. bilag. Derfor tror jeg også, at du kan regne med overpris, hvis du vælger den afregningsmodel.

Michael Kousgaard

Fokus